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Nicht alle Dokumente sind öffentlich einsehbar bzw. können nicht einfach von jeder Person angefordert werden. Gerade wenn auf den angeforderten Dokumenten, personenbezogene Daten von z.B. den Eigentümern stehen, muss das sogenannte "berechtigtes Interesse" nachgewiesen werden.

Eigentümer und auch Personen/Unternehmen, welche mit einem Recht im Grundbuch eingetragen sind, haben grundsätzlich ein berechtigtes Interesse.
Bei alle weiteren Gründen, entscheidet der Sachbearbeiter auf der Behörde, ob dieser Grund ausreichend für eine Auskunft ist.

Mögliches berechtigte Interesse könnte sein:

Aktionäre	Beschränkt sich auf die im Grundbuch verzeichneten Grundstücke der AktG, §§ 118, 119 AktG
Alteigentümer	Bei Rückübertragungsansprüchen
Anfechtungsberechtigte	Erforderlich ist der Nachweis eines rechtskräftigten Duldungstitels
Auskunfteien	Das berechtigte Interesse wird vom Auftraggeber abgeleitet
Banken	• Bei hinreichender Darlegung einer fälligen Forderung (der pauschale Hinweis auf eine Kreditgewährung ist nicht ausreichend) • Bei Behördeneigenschaft von Darlegungspflicht befreit
Bauhandwerker	Grundlage: Sicherungshypothek am Grundstück des Bestellers zur Sicherung ihrer Forderung
Betreuer	z.B. Vermögenssorge, Einwilligungsvorbehalt, Aufenthaltsbestimmungsrecht
Bevollmächtigte	Bei berechtigtem Interesse des Vollmachtgebers
Darlehensgläubiger	Dem Eigentümer wurde Kredit gewährt oder die Kreditgewährung wird beabsichtigt
Ehegatten	• Erforderlich ist ein konkreter Anlass, z.B. Verfügung über Vermögen im Ganzen, Berechnung des Zugewinnausgleichs • Bei eingetragener Gütergemeinschaft in jedem Fall • Bei Gütertrennung in keinem Fall
Erbbauberechtigte	• Einschl. ihrer Gläubiger, §§ 27, 28 ErbbauRG
Erben	• Nur unter Vorlage des Erbscheins • auch im Rahmen einer Testamentsvollstreckung • zu Lebzeiten kein Einsichtsrecht
Gläubiger	• Nachweis über bereits erstrittenen Vollstreckungstitel nicht erforderlich • Bei noch nicht erstrittenen Vollstreckungstitel ist die Forderung hinreichend darzulegen
Gerichte	Einsicht auf das Grundbuch beschränkt; kein Einsichtsrecht in die Grundakten
GmbH Gesellschafter	Beschränkt sich auf die im Grundbuch verzeichneten Grundstücke der GmbH
(vorläufige) Insolvenzverwalter	Grundlage: Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift des Bestellungsbeschlusses, wonach Verwaltungs- und Verfügungsrecht des Schuldners auf ihn übergangen ist
Käufer/ Kaufinteressenten	Bei Eintritt in die Vertragsverhandlungen
Makler	• Einsicht im nachgewiesenen Auftrag des Eigentümers • Einsicht im eigenen Interesse: Entweder um den Kaufpreis der Immobilie zu ermitteln, der für die Berechnung seiner Provision maßgebend ist oder um zu überprüfen, ob seine Maklertätigkeit zum Abschluss des Kaufvertrages über die Immobilie mit einem von ihm nachgewiesenen Kunden geführt hat • Nachweis mittels Vorlage des schriftlichen Maklervertrages oder durch schlüssigen Sachvortrag
Mieter	• Mietinteressenten: Zur Feststellung, ob Vermieter und Eigentümer identisch sind und zur Abschätzung der Risiken einer vorzeitigen Beendigung des Mietvertrages bei Zwangsversteigerung • Mieter: nur eingeschränkt, z.B. auf Grundlage von Mieterhöhungsverlangen oder der Kündigung wegen Eigenbedarf
Nachbarn	• Nur in Abt. I und II des Grundbuchs • Klärung von Wegbenutzung bei Anliegerwegen • Auf Grundlage nachbarrechtlicher Ansprüche: Immissionen, Überbau, Notweg, Beseitigungs- und Unterlassungsansprüche o.Ä.
Pflichtteilsberechtigte	• Nur nach dem Tod des Erblassers • Erbschein o. das europäische Nachlasszeugnis sind nicht erforderlich – nur die Qualität als Pflichtteilsberechtigter wird überprüft (Geburts- und Heiratsurkunde) • Selbiges gilt für dessen Gläubiger
Pressevertreter	• Abwägung des Grundbuchamts zwischen Pressefreiheit aus Art. 5 GG und informationellen Selbstbestimmungsrecht des Eingetragenen • Das schutzwürdige Interesse des Eingetragenen muss regelmäßig dann hinter dem öffentlichen Informationsinteresse zurücktreten, wenn der Sachverhalt die Öffentlichkeit angeht und die Aufbereitung ernsthaft und sachbezogen erfolgt • Das Einsichtsrecht erstreckt sich sowohl auf das gesamte Grundbuch als auch auf die Grundakte
Rechtsanwälte	• Befreiung von Darlegungspflicht gem. § 43 Abs. 2 GBV • In allen anderen Fällen: Berechtigtes Interesse wird vom Mandanten abgeleitet • Für die Darlegung genügt die anwaltliche Versicherung
Schadensersatzberechtigte	• Zur Ermittlung der Zugriffsmöglichkeiten gegen den Schädiger • Dies gilt nicht für die Informationsbeschaffung zur Durchsetzung von Ansprüchen gegen Dritte, denen kein Recht am Grundstück zusteht
Vereinsmitglieder	s. Aktionäre
Vermächtnisnehmer	• Lediglich im Hinblick auf die vermachte Immobilie • Das Grundbuchamt prüft in diesem Zusammenhang insb. das Vorliegen einer nachträglichen Vermächtnisaufhebung
Verkäufer	Nur im Fall von Restitutionsansprüchen
Vermessungsingenieure	Von Darlegungspflicht gem. § 43 II GBV befreit
Versicherungsunternehmen	Grundlage: Die gem. § 95 VVG eingetretene Vertragsübernahme durch den Erwerber der Immobilie
Verwandte	z.B. zur Geltendmachung von Pflichtteils- oder Unterhaltsansprüchen
Wohnungseigentümer	Einsichtsrecht des WEG-Verwalters • Zur Prüfung der wirtschaftlichen Solidität des einzelnen Wohnungseigentümers • Zwecks Einzug von Beitragsrückständen Einsichtsrecht des einzelnen Wohnungseigentümers • Ermittlung des Namens des anderen Wohnungseigentümers • Im Rahmen eines anteiligen Sondernutzungsrechts: Ermittlung des Namens des anderen Mitberechtigten (nur Abt. I) • Einholung einer Zustimmung zur Veräußerung von Wohnungseigentum, § 12 WEG • Überprüfung der Verwaltungsbeiratseigenschaft, § 29 WEG • Anfechtung eines Beschlusses durch Klageerhebung • Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen unter Wohnungseigentümern • Geltendmachung von Gesamtbelastungen in Abt. II und III • Restfertigstellung einer „steckengebliebenen“ Wohnungseigentumsanlage I.Ü. hat der einzelne Wohnungseigentümer jedenfalls Einsichtsrecht in die Aufteilungspläne und die Gemeinschaftsordnung (Grundakte der ersten Einheit)
Zessionare	Soweit die Eigenschaft als Zessionar außerhalb des Grundbuchs erworben wurde

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